Ankündigung Update zur DSGVO

In Kürze steht Ihnen das Modern Office Update mit Funktionen zur Datenschutz-Grundverordnung zur Verfügung.

Die DSGVO wird darin wie folgt implementiert:

1. Zu den, für die DSGVO relevanten Datensätzen (siehe Tabelle 1), können zukünftig die folgenden Informationen erfasst werden:
   1. Kategorie der betroffenen Personen
      (DSGVO Art 30/1c | Verarbeitungsverzeichnis C.1.) (z.B. Kunden, Lieferanten, Interessenten, Mitarbeiter, …)
   2. Zweck der Datenverarbeitung
      (DSGVO Art30/1b | Verarbeitungsverzeichnis B.1.) (z.B. Rechnungswesen, Geschäftsabwicklung, Personalverrechnung, ...)
   3. Rechtsgrundlage
      (Rechtmäßigkeit der Verarbeitung) (DSGVO Art 6 | Verarbeitungsverzeichnis C.2.) (z.B. Einwilligung, Erfüllung eines Vertrages, …)
      
      
2. In den Einstellungen können für alle relevanten Daten Vorschlagswerte für die DSGVO hinterlegt werden. Dies sind der Zweck der Datenverarbeitung, sowie die Rechtsgrundlage der Datenspeicherung, aus welcher sich die jeweilige Aufbewahrungsfrist für die Löschung ergibt (z.B. Angebot, Rechnung, Aktivitäten, ...).
   
   
3. Eine Funktion zur Ermittlung der zu einer Person gespeicherten Daten ermöglicht:
   1. Anzeige der Daten (Beauskunftung DSGVO Art 15)
   2. Bearbeitung der Daten (Berichtigung DSGVO Art 16)
   3. Löschung der Daten (DSGVO Art 17)
      
      
4. Eine Funktion "DSGVO-Check" ermittelt die Daten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und welche daher gelöscht bzw. pseudonymisiert werden müssen. Die Daten können geprüft und der Vorgang anschließend ausgeführt werden.
5. Im Zuge des Modern Office Updates werden den bestehenden, im System gespeicherten Daten automatisch die für die DSGVO notwendigen Informationen vorgeschlagen. Dies erfolgt aufgrund der Verwendung der bestehenden, personenbezogenen Daten.
   Beachten Sie jedoch, dass die Vorschlagswerte geprüft und ggf. geändert werden müssen!

Wir weisen darauf hin, dass Modern Office nur Datensätze ermitteln, löschen oder pseudonymisieren kann, welche als für die DSGVO relevant gekennzeichnet (siehe Tabelle 1) bzw. über einen entsprechenden Index (z.B. Adressnummer) mit solchen verknüpft sind. Wurden personenbezogene Daten als Freitext (z.B. in Aktivitäten, Helpdesks oder Kommentaren) erfasst, können diese nicht ermittelt werden!

Sollten Daten aus dem System exportiert bzw. übermittelt werden, muss dies im Verarbeitungsverzeichnis separat dokumentiert werden (Zweck, Kategorien der betroffenen Personen, Kategorien der personenbezogenen Daten, Empfänger, …)

• Tabellen mit personenbezogenen Daten (Tabelle 1):
  • Adressen (Kunden, Lieferanten, Interessenten)
  • Weitere Telefonnummern
  • Ansprechpartner
  • Lieferadressen
  • Benutzer
  • Vertreter
  • Lieferorte (Belege)
  • Blacklist_Adressen
  • Weitere Informationen zu den, in den Tabellen enthaltenen, Datenfeldern entnehmen Sie bitte dem Muster-Verarbeitungsprotokoll. 

Ein Muster-Verarbeitungsverzeichnis mit den in Modern Office enthaltenen, relevanten Datenfeldern können Sie von unserer Website herunterladen. Beachten Sie, dass diese Informationen lediglich als Vorlage zur Prüfung und Ergänzung Ihrer Daten dienen - Es besteht kein Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit!

Selbstverständlich müssen Sie aber für Ihr Unternehmen ein viel umfangreicheres Verarbeitungsverzeichnis und auch eine entsprechende Datenschutzerklärung erstellen, da Modern Office ja nur EINER von vielen betroffenen Bausteinen der Verarbeitung personenbezogener Daten sein wird.

Weitere Informationen zu den im Update enthaltenen Einstellungen und Funktionen erhalten Sie im Zuge der Update-Aussendung.
Das DSGVO-Update erhalten Sie im Rahmen eines bestehenden Wartungsvertrags kostenlos.

Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.