In Kürze steht Ihnen das Modern Office Update mit Funktionen zur Datenschutz-Grundverordnung zur Verfügung.

Folgende Vorbereitungen sollten Sie bereits jetzt erledigen:

1. Kompatible Modern Office Version
   1. Sie haben bereits eine V24B04 oder höher installiert.
      => Ihre Version ist mit dem neuen Update kompatibel. Dieses muss nur mehr auf einem Arbeitsplatz installiert werden.
   2. Ihre Version ist noch kleiner V24B04
      => Bitte fordern Sie die aktuelle Modern Office Version an -da diese die Voraussetzung für das neue DSGVO-Update ist. Teilen Sie dabei Ihre aktuell installierte Version mit und es wird Ihnen ein passendes Setup zugesendet.
      
      
2. Kategorien der betroffenen Personen (DSGVO Art 30/1c/Verarbeitungsverzeichnis C.1.)
   Erstellen Sie eine Liste aller Personengruppen, über welche Ihr Unternehmen Daten in Modern Office speichert bzw. verarbeitet.
   z.B. Privatkunden, Firmenkunden (jur. Person), Lieferanten, Interessenten, Mitarbeiter...
   
   

In Kürze steht Ihnen das Modern Office Update mit Funktionen zur Datenschutz-Grundverordnung zur Verfügung.

Die DSGVO wird darin wie folgt implementiert:

1. Zu den, für die DSGVO relevanten Datensätzen (siehe Tabelle 1), können zukünftig die folgenden Informationen erfasst werden:
   1. Kategorie der betroffenen Personen
      (DSGVO Art 30/1c | Verarbeitungsverzeichnis C.1.) (z.B. Kunden, Lieferanten, Interessenten, Mitarbeiter, …)
   2. Zweck der Datenverarbeitung
      (DSGVO Art30/1b | Verarbeitungsverzeichnis B.1.) (z.B. Rechnungswesen, Geschäftsabwicklung, Personalverrechnung, ...)
   3. Rechtsgrundlage
      (Rechtmäßigkeit der Verarbeitung) (DSGVO Art 6 | Verarbeitungsverzeichnis C.2.) (z.B. Einwilligung, Erfüllung eines Vertrages, …)
      
      
2. In den Einstellungen können für alle relevanten Daten Vorschlagswerte für die DSGVO hinterlegt werden. Dies sind der Zweck der Datenverarbeitung, sowie die Rechtsgrundlage der Datenspeicherung, aus welcher sich die jeweilige Aufbewahrungsfrist für die Löschung ergibt (z.B. Angebot, Rechnung, Aktivitäten, ...).
   
   
3. Eine Funktion zur Ermittlung der zu einer Person gespeicherten Daten ermöglicht:
   1. Anzeige der Daten (Beauskunftung DSGVO Art 15)
   2. Bearbeitung der Daten (Berichtigung DSGVO Art 16)
   3. Löschung der Daten (DSGVO Art 17)
      
      
4. Eine Funktion "DSGVO-Check" ermittelt die Daten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und welche daher gelöscht bzw. pseudonymisiert werden müssen. Die Daten können geprüft und der Vorgang anschließend ausgeführt werden.
5. Im Zuge des Modern Office Updates werden den bestehenden, im System gespeicherten Daten automatisch die für die DSGVO notwendigen Informationen vorgeschlagen. Dies erfolgt aufgrund der Verwendung der bestehenden, personenbezogenen Daten.
   Beachten Sie jedoch, dass die Vorschlagswerte geprüft und ggf. geändert werden müssen!

Wir weisen darauf hin, dass Modern Office nur Datensätze ermitteln, löschen oder pseudonymisieren kann, welche als für die DSGVO relevant gekennzeichnet (siehe Tabelle 1) bzw. über einen entsprechenden Index (z.B. Adressnummer) mit solchen verknüpft sind. Wurden personenbezogene Daten als Freitext (z.B. in Aktivitäten, Helpdesks oder Kommentaren) erfasst, können diese nicht ermittelt werden!